El Administrador de Fincas y el "Sistema de Cuenta Única". Ventajas e inconvenientes. Indefensión de la Comunidad en el "Sistema de Cuenta Múltiple".

Escrito por Santiago Gutiérrez Galnares - Administrador de Fincas, Arquitecto y Licenciado en Derecho en 23 Noviembre 2014.

La última palabra siempre debe tenerla el usuario. Los miembros de APAF expulsados de la profesión, por no aceptar este derecho.

1.- DEFINICIONES DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA" Y DEL "SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE/INDEPENDIENTE"

2.- ¿QUIÉNES ESTÁN EN CONTRA DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"?

3.- ¿PREOCUPA A LOS PROPIETARIOS EL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"?

4.- VENTAJAS DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"

5.- DESVENTAJAS DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"

6.- EL CGCAFE DENUNCIARÁ A LAS ASOCIACIONES PARALELAS DE ADMINISTRADORES DE FINCAS

7.- POSICIÓN DE SAFINCO RESPECTO A AMBOS SISTEMAS

1.- DEFINICIONES DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA" Y DEL "SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE/INDEPENDIENTE":

Se denomina "Sistema de Cuenta Única" a aquél en que el Administrador de Fincas utiliza una única cuenta bancaria para gestionar el patrimonio de sus clientes. En este sistema, solamente el Administrador tiene autoridad (firma) para disponer de los fondos, no obstante siempre siguiendo las órdenes de sus Comunidades de Propietarios. Hoy en día es el sistema usado por el 75% de los Administradores de Fincas de la Unión Europea, además de ser el más antiguo. En algunos países (como por ejemplo Francia) es el único sistema usado.

Frente a este sistema, nos encontramos con uno de reciente creación, denominado "Sistema de Cuenta Múltiple" (o también "Sistema de Cuenta Independiente") en la cual se crean cientos (o miles) de cuentas bancarias, una (o varias) por cliente. En este sistema, además del Administrador de la Comunidad, también puede disponer de los fondos aquel propietario que sea Presidente de la Comunidad en un año determinado, así como aquellos que hayan sido autorizados al efecto, con el enorme riesgo que ello conlleva.

Como dato curioso, es importante destacar que la inmensa mayoría de los despachos de Administradores de Fincas de mayor prestigio de España, y sobre todo los de mayor antigüedad (terceras generaciones de Administradores gestionando a terceras generaciones de clientes), utilizan ambos sistemas, es decir, tanto el "Sistema de Cuenta Única" como el "Sistema de Cuenta Múltiple", si bien siempre recomiendan (y la experiencia es un grado en cualquier profesión) el "Sistema de Cuenta Única" (principalmente para evitar apropiaciones indebidas por parte de algún comunero). Es cierto también que, debido al tiempo que llevan en la profesión (hay despachos con más de 100 años de antigüedad) gozan de la confianza de los ciudadanos, algo que no ocurre con los Administradores de Fincas noveles. Y recomendamos rechazar de inmediato a cualquier "profesional" que imponga u obligue a sus clientes cualquiera de los sistemas, pues el usuario siempre debe tener la última palabra.

2.- ¿QUIÉNES ESTÁN EN CONTRA DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"?:

Por múltiples ventajas (que luego explicaremos), la gran mayoría (el 95%) de los Administradores de Fincas Europeos son partidarios del "Sistema de Cuenta Única", si bien en España, por las características particulares del pais, solamente el 30% de los Administradores usan este sistema, no porque no quieran, sino más bien porque determinados agentes externos se lo impiden. Efectivamente, los gestores de bienes inmobiliarios españoles se encuentran con diferentes cribas para establecer este sistema:

el sistema bancario español: su funcionamiento, basado en cuantiosas y variadas comisiones, no encaja con el "Sistema de Cuenta Única", que está exento de comisiones. Por ejemplo, la devolución de un recibo mensual por parte de un único propietario, supone en el "Sistema de Cuenta Múltiple" una comisión que puede llegar a superar los 30€. Y no hablemos de los altos intereses en caso de descubierto, por todos conocidos.
la administración pública: por su alto grado de conexión con el sistema bancario nacional descrito en el apartado anterior.
algunos proveedores/comercializadores de suministros (agua, electricidad, gas, etc...): que ven cómo los administradores con "Sistema de Cuenta Única" negocian precios para sus clientes muy inferiores a los que podrían obtener con el "Sistema de Cuenta Múltiple". Es importante saber que los proveedores se ven obligados a colocar a los Administradores de Fincas con "Sistema de Cuenta Única" en su listado de "Grandes Clientes", lo que permite al Administrador obtener grandes beneficios para sus Comunidades.
algunos proveedores de mantenimientos obligatorios (ascensores, seguros, OCAs, etc...): por la misma razón descrita en el párrafo anterior.
algunos propietarios: no son pocos los Presidentes (sobre todo de Comunidades con muchos inmuebles y servicios, cuyos gastos anuales a veces pueden superar el millón de euros), que recelan de que el Administrador gestione sus bienes, y sufren la "tentación" de querer disponer de firma. El peligro de esta situación queda claro observando los datos de 2014 (obtenidos por estimación a partir de una muestra de 500 Comunidades de Propietarios), año en el que pueden haberse producido unos 2.000 casos de apropiación indebida de fondos de la Comunidad por parte de sus Presidentes, frente a 1 único caso por parte de un Administrador de Fincas colegiado ejerciente, que curiosamente además dispuso de los fondos de una Comunidad gestionada por el "Sistema de Cuenta Múltiple", pues disponía de firma.
algunos Administradores de Fincas: afortunadamente una minúscula minoría, que por ejemplo, en un momento dado pueden aportar una cantidad dineraria a la Comunidad de Propietarios, recibiendo a cambio los correspondientes intereses, una práctica que no obstante también realizan algunos Administradores en el "Sistema de Cuenta Única".

3.- ¿PREOCUPA A LOS PROPIETARIOS EL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA"?:

No mucho. A finales de 2013, el portal web plusvecinos.com publicó un estudio muy completo sobre las principales causas de reclamaciones en las Comunidades de Propietarios (muy a menudo denominadas incorrectamente como "Comunidades de vecinos"). Durante casi dos años, se analizaron 75.000 incidencias en más de 4.500 comunidades. Los datos arrojados por el análisis dejaron sobre la mesa los siguientes porcentajes de las principales causas de las reclamaciones presentadas por los propietarios:

24%: problemas con los accesos al edificio (puertas de viviendas, de garajes, etc...)
16%: instalaciones eléctricas
11%: ascensores, montacargas y plataformas elevadoras.
8%: gestión administrativa de la comunidad.

Por lo tanto, los problemas derivados de la gestión son la quinta causa (8% del total) de reclamación más común en las Comunidades de Propietarios. En este grupo se incluyen las Comunidades "autogestionadas" por uno de sus propietarios, las gestionadas por terceros no profesionales, y las gestionadas por Administradores de Fincas Colegiados Ejercientes. Curiosamente, dentro del grupo de las reclamaciones relacionadas con la mala gestión económica, el 99% correspondían a Comunidades con cuenta bancaria propia, frente a sólo el 1% que son gestionadas a través de Administradores de Fincas con cuenta única. Y eso que se estima que el "Sistema de Cuenta Única" es usado en el 30% de las Comunidades de Propietarios españolas.

Por tal motivo, Miguel Ángel Muñoz Flores, Vice-Presidente de nuestro colectivo a nivel nacional, el CGCAFE (Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España) aprovechó para recordar a los ciudadanos que "la contratación de un Administrador de Fincas colegiado supone garantías plenas de formación, de información, de pólizas de responsabilidad civil y de caución, además de su sometimiento profesional a las normas deontológicas que dimanan de la estructura colegial".

4.- VENTAJAS DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA":

Este sistema, que carece de desventajas, resulta tremendamente útil para las Comunidades de Propietarios que lo usan por un gran número de razones, algunas de las cuales concretamos a continuación:

Se elimina la posibilidad de cortes de agua, luz, etc...: Son innumerables las ocasiones en que llega a la Comunidad una factura de consumo (agua, elctricidad, gas, etc...) desproporcionada, y cuyo importe puede en muchas ocasiones a superar la decena de miles de euros. Esto puede deberse a muchos motivos (por ejemplo, una rotura en las instalaciones de conducción de agua, y el consecuente vertido incontrolado al terreno). Resulta imposible para las Comunidades gestionadas con el "Sistema de Cuenta Propia" afrontar de manera inmediata (lo contrario supone el corte instantáneo del suministro) este tipo de gastos imprevistos. De hecho, como ya vimos ateriormente, más del 20% de las reclamaciones de los propietarios están relacionadas con los suministros.
Evita la posibilidad de que uno de los propietarios se apropie indebidamente del dinero de la Comunidad: Conforme a lo establecido en el vigente Código Deontológico de la CEPI (Consejo Europeo de Profesionales Inmobiliarios), los Administradores de Fincas Colegiados Ejercientes deben tener suscrita una póliza de caución profesional (denominada RCO, Responsabilidad Civil Obligatoria). Es una RCO similar a la que poseen el resto de profesionales (Arquitectos, Abogados, Médicos, etc...). Es importante conocer que dicha póliza, además de al Colegiado como persona física, da cobertura a la Sociedad mercantil a la que presta el servicio, es decir, cubre los actos realizados por cualquier trabajador del despacho del Administrador. De este modo, se consigue una cobertura total para el colegiado sea cual fuere la forma jurídica bajo la que actué. La cláusula lleva la siguiente redacción (se adjunta como ejemplo la suscrita por el Colegio Oficial de Administradores de Sevilla):

"...También se consideran asegurados, aquellas Sociedades de Administradores de Fincas cualquiera que sea su forma jurídica y estén integrados en su totalidad por Administradores de Fincas Colegiados en este Colegio Profesional, y terceras personas o familiares que no ejerzan función alguna dentro del Despacho o que ejerzan labores administrativas o personal auxiliar en general, siempre y cuando la reclamación tenga su origen en un error o falta profesional cometido por un Administrador de Fincas asegurado...".

"... 4. ASPECTOS FINANCIEROS:
4.1. GARANTIA FINANCIERA Y SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL: Los Administradores de fincas y Agentes inmobiliarios están obligados a poder justificar una garantía financiera y un seguro que garantice:
- la responsabilidad en que se pueda incurrir con respecto a los fondos depositados u otros fondos que le hayan sido confiados.
- la responsabilidad en la que pueda incurrir el Administrador de fincas o el Agente inmobiliario en el ejercicio de su profesión en tanto que Administrador de fincas o Agente inmobiliario.
- la garantía financiera y el seguro de responsabilidad civil pueden estar avalados por una entidad hipotecaria, banco comercial, compañía de seguros, organismo financiero especializado o cualquier otra institución legalmente capacitada para satisfacer dichas obligaciones.
- el importe de la garantía financiera no podrá en ningún caso ser inferior a los 25.000 euros.
- un certificado que justifique dichas garantías deberá estar expuesto en el lugar más visible posible de cada agencia y, en caso de que el profesional trabaje por internet, en un lugar visible dentro de la página web...".

Respecto a este seguro, los Colegios de Administradores de Fincas controlan de manera fehaciente a todos sus colegiados, girandoles anualmente el correspondiente recibo de la prima. Aquellos administradores que no hacen frente a la prima pueden llegar a ser expulsados del Colegio.

Como es obvio, este Seguro Obligatorio de Responsabilidad Profesional cubre una hipotética mala gestión económica de la comunidad si es culpa de su administrador (o los empleados de su despacho), pero no si es culpa de un propietario, que en un momento dado haya sido elegido Presidente de la Comunidad, si éste se apropia de sus fondos en el sistema de cuenta bancaria propia. En este caso, la indefensión de la Comunidad es total y absoluta.

Se eliminan las comisiones bancarias: la administración de Comunidades de Propietarios mediante el "Sistema de Cuenta Única" permite a los Administradores de Fincas firmar convenios con las entidades bancarias que eximen de comisiones a la cuenta.
La Comunidad puede disponer en caso de urgencia de saldo añadido, al 0% de intereses: la Comunidad de Propietarios puede evitar problemas de pago puntual a los proveedores (suministros, seguros, mantenimientos, ….) en momentos transitorios que el saldo de la comunidad no lo permita, regularizándose posteriormente, pero evitando así un posible impago de electricidad, por ejemplo, con el problema de corte del suministro que podría conllevar.
Permite una gestión más rápida y eficiente: el Administrador de Fincas puede gestionar más eficientemente la contabilidad, ya que los programas informáticos profesionales tienen adaptada la comunicación con el banco mediante unas normas estándares del CSB, con lo que la información tanto de recibos para el cobro de cuotas o derramas, como el pago de facturas de gastos (domiciliadas o por transferencia) está prácticamente automatizada y agrupada para todas las comunidades. Asimismo, al tener en una sola cuenta el saldo de todas las comunidades, le evita los problemas que transitoriamente se puedan presentar en una comunidad por falta de saldo (por ejemplo, por retraso en el cobro de algunas cuotas, o por algún gasto imprevisto) apoyándose en el saldo general de la cuenta (es recomendable que el Administrador inyecte una cantidad aproximada del 50% del importe total de la suma de las Comunidades en negativo, sin cobrar intereses por ello).

5.- DESVENTAJAS DEL "SISTEMA DE CUENTA ÚNICA":

Se desconocen las desventajas de este sistema.

Si bien en algún caso se ha esgrimido para atacar a este sistema la posibilidad de que el Administrador de la Comunidad se apodere de los fondos, esto también sucede en el caso del "Sistema de Cuenta Múltiple", pues el Administrador también suele tener firma en ella (hasta el 90% de sus propios "defensores" la tienen). Y si no tiene firma, simplemente no debería administrar la Comunidad, pues tanto desde la CEPI (Consejo Europeo de Profesionales Inmobiliarios) como desde los Colegios de Administradores de Fincas de España viene indicándose desde su fundación que ningún Administrador debe gestionar inmuebles si sus propietarios no confían en él (la confianza es el principio básico en todos los sistemas de gestión de bienes por terceros, tanto muebles como inmuebles).

Otro argumento muy usado por los despachos que obligan a sus clientes a optar por el "sistema de Cuenta Múltiple", es su mayor "transparencia". Absolutamente falso. Las principales aplicaciones informáticas usadas por los Administradores de Fincas permiten obtener balances totalmente actualizados de cualquier Comunidad de Propietarios, de manera que es posible, observando el Pasivo, saber en cada momento qué cantidad tiene una Comunidad en el banco, independientemente del sistema de cuenta por el que opte la Comunidad.

Las principales empresas de software para la gestión inmobiliaria (iesa.es, nukkon.com, fincaspro.es, etc...) son claros al detallar las ventajas que tiene el "Sistema de Cuenta Única". Así, Benigno Duran Maceiras, de NUKKON, es claro al respecto: "... dependerá de cada comunidad y como les podemos ofrecer más tranquilidad, pero el sistema de cuenta única para el administrador de fincas es una gran ventaja en cuanto a gestión interna, pues es muy diferente de procesar todos los ingresos y pagos desde una única cuenta para todas las comunidades, a efectuarlo desde cada una de ellas. Por ejemplo si gestionamos 300 comunidades, ello nos implica generar las correspondientes remesas de recibos al cobro de cada una de ellas y efectuar el envío de cada uno de los ficheros Norma 19 al banco correspondientes, lo mismo para los pagos que tenemos que conectarnos a cada cuenta bancaria para ver los cargos y procesarlos. Todo lo anterior con cuenta única, es mucho más ágil y además en el caso de los pagos, por ejemplo nuestro software permite procesar los cargos directamente desde el extracto bancario en formato electrónico (Norma Q43) y ello permite poder procesar miles de pagos en minutos, lo cual no es posible efectuarlo tan rápidamente en el caso de cuenta por cada comunidad. Aprovecho para indicar nuestra página web, pues además del software de administración de fincas, tenemos un sistema único e innovador de trabajo con cualquier aplicación del mercado en Cloud Computing (en la nube), que además disminuye los costes informáticos de la empresa hasta en un 60% en muchas ocasiones..."

6.- EL CGCAFE DENUNCIARÁ A LAS ASOCIACIONES PARALELAS DE ADMINISTRADORES DE FINCAS:

El Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas -CGCAFE- es una corporación de Derecho Público integrado por 38 Colegios Territoriales distribuidos por todo el territorio nacional, y que tiene como objetivo fundamental la defensa de los derechos de consumidores y usuarios en materia de vivienda, un derecho constitucionalmente reconocido. En su política de defensa de los derechos de los consumidores y usuarios, el CGCAFE y los Colegios Territoriales de Administradores de Fincas que lo integran, se ponen a disposición de todos los ciudadanos para que realicen cuantas preguntas consideren de interés en defensa de sus derechos en materia inmobiliaria. Las Comunidades de Propietarios administradas por un Administrador de Fincas Colegiado cumplen con toda la normativa aplicable a las distintas áreas de su actividad profesional. Los Administradores de Fincas Colegiados en modo alguno son responsables de la gestión que en determinadas comunidades de propietarios puedan ser ejercidas por una persona no colegiada, y que pueda conllevar algún tipo de perjuicio para los consumidores y usuarios.

El pasado 22/10/2014, el CGCAFE emitió un comunicado de prensa indicando que piensa iniciar acciones legales contra una serie de asociaciones paralelas y no reconocidas, en especial contra la APAF, un grupo de Abogados especializados en demandas judiciales por vicios contructivos (http://apaf.es/defectos_constructivos.aspx) que prohíbe a sus miembros el "Sistema de Cuenta Única". La demanda de los Administradores de Fincas de España contra APAF tiene como fundamento (textualmente del comunicado del CGCAFE) que "APAF no actúa en beneficio de los ciudadanos, sino que busca, exclusivamente, un rendimiento mediático y publicitario para su Asociación generando una alarma infundada e innecesaria en los ciudadanos, que conocen que la administración de las comunidades de propietarios a las que pertenecen es correcta y adecuada a la legalidad vigente. El CGCAFE insta a APAF para que proceda a desmentir todas las informaciones publicadas, para restituir el daño causado a la imagen de nuestro colectivo profesional. En caso de no producirse ese desmentido el CGCAFE defenderá, ante todas las instancias que sea necesario, a los Administradores de Fincas Colegiados".

La nota de prensa finaliza dando el siguiente contacto para informar a cualquier persona que tenga dudas sobre esta demanda:

Dolores Lagar Trigo
Gabinete de Comunicación CGCAFE
Plaza Marqués de Salamanca, 10 3° Izda. - 28006 Madrid
Telf.: 91 575 73 69 / 91 576 92 17 / 646 854 280
Fax: 91 575 12 01
www.cgcafe.org
https://www.facebook.com/cgcafeaaff.consejogeneral
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En caso de que no se produzca el desmentido, el CGCAFE se planteará la expulsión del los Colegios de Administradores de Fincas de los miembros de la APAF, que pasarán inmediatamente a ser intrusos en la profesión.

La APAF ha publicado además un Código Deontológico propio, algo que va en contra de la próxima Ley de Servicios Profesionales, que solamente admite como válido el Código Deontológico del CGCAFE.

El Colegio de Administradores de Fincas de Sevilla también ha lanzado un comunicado de prensa el 30/10/2014 avisando a la APAF:

"Ante las manifestaciones realizadas por la asociación denominada APAF en algunos medios de comunicación nacionales, sobre el uso de la cuenta única en la administración de comunidades de propietarios (básicamente una emisora de TV, cuatro medios de prensa digital y un medio de prensa escrita) nos vemos en la necesidad de puntualizar lo siguiente:

La administración de las comunidades mediante cuenta única es, y ha sido siempre, un sistema de gestión habitual en los despachos profesionales de algunos Colegiados de Sevilla, al igual que en otras zonas de España. En Europa, el régimen de administración de inmuebles, con carácter profesional, se realiza mayoritariamente mediante este sistema.
La administración mediante cuenta única es un mecanismo absolutamente legal y efectivo para el control económico de los movimientos comunitarios, tanto por parte de los clientes como del profesional Administrador de Fincas; no obstante corresponde a ambas partes convenir de común acuerdo el sistema de gestión contable (cuenta única o independiente) que mejor se adapte a sus intereses, evaluando adecuadamente las ventajas y los inconvenientes que suponen los dos procedimientos.
Rechazamos rotundamente tanto que la cuenta única sea sinónimo de fraude, como que la cuenta separada por comunidad sea una garantía para el uso adecuado de los fondos comunitarios, ya que ambas formas de administración son igualmente de válidas y seguras solo si la gestión de la comunidad la realiza un Administrador de Fincas Colegiado.
No es competencia del CAFSEVILLA dar preferencia a un sistema respecto del otro, ya que depende de cada profesional la utilización de la fórmula de gestión contable que considere más adecuada; sin embargo, frente a acusaciones fraudulentas, debemos recordar a nuestros clientes la acreditada responsabilidad que tenemos como Administradores de Fincas Colegiados, la solvencia de nuestro trabajo, la eficacia y el rigor de nuestra gestión profesional, la actualización permanente de nuestra formación, y las garantías económicas y deontológicas que proporciona nuestra pertenencia a una Corporación de Derecho público.

Por último, queremos informarte de que debido a la falsedad de las afirmaciones públicas realizadas por la citada asociación, el propio Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, ha emitido una nota prensa. Igualmente, te hacemos partícipe que desde el Consejo General de Colegios, se está estudiando una posible formalización de las acciones legales en defensa de nuestra Profesión y de la honorabilidad de todos los profesionales colegiados."

7.- POSICIÓN DE SAFINCO RESPECTO A AMBOS SISTEMAS:

SAFINCO SL gestiona Comunidades de Propietarios por ambos sistemas, pues los dos son igualmente válidos y legales. Si bien, basándonos en nuestra experiencia de casi 100 años administrando inmuebles en Sevilla, y desde la neutralidad que nos otorga precisamente el uso de ambos sistemas, no dudamos en considerar el "Sistema de Cuenta Única" como el más ventajoso para ambas partes (Administrador y Comunidad). Y recomendamos rechazar de inmediato a cualquier "profesional" que imponga u obligue a sus clientes cualquiera de los sistemas, pues: